SharePointリストの基本を初心者向けに解説。リストとは何か、何ができるのかをわかりやすい例と画像で学び、情報整理の第一歩を踏み出しましょう。
1-1 SharePointってなあに？リストは「情報を整理するノートや表」
「SharePoint」と聞くと、なんだか難しく感じるかもしれませんね。簡単に言うと、SharePointは「会社やチームの情報をまとめておく共有スペース」のようなものです。
会議の資料、プロジェクトの進捗、社員の連絡先など、さまざまな情報をSharePointのサイトに集めておくことで、必要な人がいつでもどこでもアクセスできるようになります。
そして「リスト」とは、そのSharePointの中で「特定の種類の情報を、わかりやすい表形式で整理しておくための機能」のことです。
イメージとしては、
- 手書きのTODOリスト`
- Excelで作った社員名簿`
- 学校のクラスの連絡網
これらを、インターネット上でみんなが見られるようにしたようなもの、と考えてみてください。リストを使えば、紙の資料が散らかったり、Excelファイルがあちこちに保存されたりする混乱を防ぎ、情報が必要なときにサッと見つけられるようになります。
1-2 リストでできること（身近な例でイメージを掴もう）
SharePointリストは、私たちの身の回りにある「情報をまとめる」という作業に、幅広く活用できます。具体的にどんなことができるのか、身近な例で見てみましょう。
- タスク管理（やることリスト）
- プロジェクトの進捗や、今日のタスクをリストアップ。誰が何をいつまでにやるのか、一目でわかります。`
- 連絡先リスト（電話帳）
- 社員や取引先の連絡先をまとめて管理。必要な時にすぐに電話番号やメールアドレスを探せます。`
- 会議の議事録（記録簿）
- 会議で話し合った内容や決定事項を記録。後から「あの時どうなったっけ？」と振り返る時に便利です。`
- よくある質問（Q&A集）
- お客様や社内から寄せられる質問と回答をまとめておけば、同じ質問に何度も答える手間が省けます。
- 備品管理（物品台帳）
- 社内のパソコンや文房具などの備品がどこにあるか、誰が使っているかを管理できます。
どうですか？「これなら使えそう！」と感じたものもあったのではないでしょうか。リストは、あなたのアイデア次第でどんな情報でも整理できる、非常に柔軟なツールなのです。
1-3 リストの基本構造を見てみよう：「列」と「アイテム」と「ビュー」
リストがどんなものか、なんとなくイメージが湧いてきたでしょうか？それでは、リストを構成する３つの主要な要素について理解しておきましょう。これらが分かると、リストの操作がグッと簡単になります。
- 列（れつ）- 情報を分類する「項目名」
- リストの「横方向」に並ぶのが「列」です。これは、あなたが整理したい情報の「項目名」に当たります。
- 例えば、タスクリストなら「タスク名」「担当者」「期限」「ステータス」などが「列」になります。
- Excelで言うところの「見出し行」のようなものです。
- アイテム – 実際の「情報」
- 「アイテム」は、リストに登録する一つ一つの「実際の情報」のことです。
- タスクリストで言えば、「企画書作成」「山田さん」「2023/12/31」「進行中」という一組のデータが「1つのアイテム」です。
- Excelで言うところの「1行分のデータ」に当たります。
- ビュー – 情報の「見せ方」
- リストにはたくさんの情報が入ることがありますが、いつも全部の情報を見たいわけではありませんよね。
- 「ビュー」とは、リストに保存されている情報を「特定の条件で絞り込んだり、並べ替えたりして表示する方法」のことです。
- 例えば、「未完了のタスクだけ見たい」「自分の担当タスクだけ見たい」「締切日順に並べたい」といった場合に、「ビュー」を使って表示を切り替えます。
- 同じリストでも、ビューを変えるだけで見え方がガラッと変わるので、とても便利な機能です。
これらの「列」「アイテム」「ビュー」の3つを理解していれば、SharePointリストの基本的な操作はマスターしたも同然です！
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