この章では、SharePointリストをさらに便利に、そして効率的に活用するためのちょっと進んだ機能をご紹介します。どれも簡単な操作でできるので、ぜひ試してみてください。
5-1 変更があったら教えてくれる「アラート」
リストの情報は、他のメンバーも追加したり編集したりします。
「誰かがリストに新しい情報を追加したら教えてほしいな」「自分の担当タスクの状況が変わったらすぐに知りたい」
そんな時に便利なのが「アラート」機能です。アラートを設定すると、リストに変更があった場合に、指定した方法（通常はメール）で自動的にお知らせが届くようになります。
アラートを設定する手順
- アラートを設定したいリストを開く:
- まずは、お知らせを受け取りたいSharePointリストの画面を開いてください。
- 上部メニューの「…」または「アラート」をクリック:
- リスト画面の上部メニュー（リボン）に、「…」（その他のコマンド）というアイコンがあるかもしれません。これをクリックすると、「アラート」という項目が表示されます。
- または、直接「アラート」というボタンが表示されている場合もあります。
- 「このリストのアラートを設定」または「アイテムのアラートを設定」を選びます。
- アラートの設定内容を選ぶ:
- クリックすると、「新しいアラート」の設定画面が表示されます。ここで、どんな時に、誰に、どうやって通知するかを設定します。
- アラートのタイトル: どんなアラートなのか、わかりやすい名前をつけましょう。（例：チームタスクリストの変更、自分のタスク更新）
- アラートを送信する相手: 通常は自分の名前が入っています。他の人に送りたい場合は追加も可能です。
- 変更の種類: どんな変更があった時に通知するかを選びます。
- すべての変更: リストのどんな変更でも通知。
- 新しいアイテムが追加された場合: 新しい情報が登録された時だけ通知。
- 既存のアイテムが変更された場合: 既存の情報が修正された時だけ通知。
- アイテムが削除された場合: 情報が削除された時だけ通知。
- アイテムに特定の変更があった場合: （オプション）さらに細かく、「特定の列の値が変わった時だけ」といった条件も設定できます。
- アラートの送信頻度: どれくらいの頻度で通知を受け取るかを選びます。
- すぐに通知: 変更があるたびにすぐに通知。
- 毎日（指定した時刻）: 1日の変更をまとめて毎日通知。
- 毎週（指定した曜日と時刻）: 1週間の変更をまとめて毎週通知。
- 「OK」をクリックして完了！
設定が完了すると、今後、リストに指定した変更があった場合に、あなたのメールアドレスに通知が届くようになります。これで、リストの最新情報を常にキャッチできるようになりますね。
5-2 Excelとリストでデータをやりとり
SharePointリストは非常に便利ですが、やはりExcelもよく使いますよね。リストの情報をExcelで分析したり、逆にExcelで作成した表をリストとして使いたい、といった要望もあるでしょう。SharePointリストは、Excelとの連携もスムーズに行うことができます。
リストの情報をExcelに書き出す（エクスポート）
リストに登録されているデータをExcelファイルとして保存することができます。集計やグラフ作成に活用したい場合に便利です。
- 書き出したいリストを開く:
- ExcelにエクスポートしたいSharePointリストの画面を開きます。
- 上部メニューの「エクスポート」から「Excelにエクスポート」を選択:
- リスト画面の上部メニュー（リボン）に「エクスポート」というボタンがあります。これをクリックし、「Excelにエクスポート」を選びます。
- ダウンロードしたExcelファイルを開く:
- すると、WebブラウザがExcelファイルをダウンロードします。ダウンロードが完了したら、そのファイルを開いてみてください。
- リストに入っていた情報が、Excelの表として表示されているはずです。
Excelの情報をリストに取り込む（インポート）
Excelで作成した表のデータを、新しいSharePointリストとして取り込むこともできます。大量のデータを手作業で入力する手間を省けます。
- SharePointサイトの「サイトコンテンツ」または「新規」から「リスト」を選択:
- リストを作成する時と同じ手順で、SharePointサイトの「サイトコンテンツ」または「新規」から「リスト」を選びます。
- 「Excelから」を選択する:
- リストの作成方法を選ぶ画面で、「Excelから」という選択肢があるので、これを選びます。
- （イメージ：リストの作成方法を選ぶ画面で「Excelから」が選択されている状態）
- Excelファイルをアップロードして設定を調整する:
- すると、Excelファイルをアップロードする画面が表示されるので、取り込みたいExcelファイルを選択してアップロードします。
- アップロード後、どのシートを取り込むか、どの列をSharePointリストのどの列（種類）にするか、といった設定を調整する画面が表示されます。適切に設定して「作成」をクリックします。
- 新しいリストが完成！
- これで、Excelのデータをもとにした新しいSharePointリストが作成されます。
【ポイント】
Excelとの連携は非常に便利ですが、特にExcelからインポートする際は、列のデータ型（テキスト、数値、日付など）が適切に設定されているか確認することが重要です。
5-3 リストを他の人と共有しよう
作成したリストは、チームや部署の他のメンバーと共有してこそ真価を発揮します。基本的には、SharePointサイトにアクセスできる人であれば、リストも見ることができます。
特定のリストへのリンクを教えることで、スムーズに共有できます。
リストのURLを共有する
リストのURL（ウェブアドレス）をコピーして、メールやチャットで他のメンバーに伝えるのが最も簡単な共有方法です。
- 共有したいリストを開く:
- 共有したいSharePointリストの画面を開きます。
- WebブラウザのアドレスバーからURLをコピーする:
- Webブラウザの上部にあるアドレスバーに表示されているURLを、すべて選択してコピーします（Ctrl+C または右クリック→コピー）。
- メールやチャットで送信する:
- コピーしたURLを、共有したい相手にメールやチャットで貼り付けて送信します。
【注意！】
- 相手がそのSharePointサイトにアクセスする権限を持っていないと、URLを伝えてもリストを見ることができません。必要に応じて、サイトの管理者の方に権限の追加を依頼してください。
- ビューを共有したい場合は、そのビューが表示されている状態でURLをコピーすれば、そのビューの状態でリストが開きます。
これで、あなたのリストがチームのメンバーと共有され、より活発な情報活用が進むことでしょう！
SEO/WordPress公開用 情報
- カテゴリ: SharePoint, リスト, 応用
- タグ: SharePoint, リストアラート, Excel連携, データエクスポート, データインポート, リスト共有, 初心者, 効率化
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